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q.address Integrationen für Dynamics 365

Die q.address Integrationen liegen als fertige Add-ons für zahlreiche Standardprodukte vor, u.a.: für Microsoft Dynamics 365 Sales, Marketing, Customer Engagement (CRM), Business Central (NAV) und Finance and Operations (AX). Die Add-ons lassen sich im Handumdrehen installieren und sind sofort einsatzbereit. Einmal installiert, sichern Sie die Datenqualität in Ihrem CRM und BC/NAV, finden jede Adresse schnell und fehlertolerant (Smart Search) und sorgen dafür, dass Dubletten und andere Fehler keine neue Chance erhalten.

Tipp: Eine Übersicht zum q.address Add-on für Dynamics 365 CRM haben wir für Sie in einem Video zusammengefasst. (8:42 Min.)

So funktionieren die q.address Integrationen

Für Microsoft Dynamics 365 wird die q.address-Funktionalität in zwei Add-ons bereitgestellt:

q.address Add-on für Dynamics 365 CRM (Online und On-premises)
q.address Add-on für Dynamics 365 BC/NAV (Online und On-premises)

Die Add-ons bestehen jeweils aus zwei Teilen:

dem q.address Quality Server, der die eigentliche Funktionalität von q.address enthält (Adressvalidierung, Adresssuche, Dublettensuche, Namensprüfung, Anredegenerierung etc.) und dem
jeweiligen Interface in Dynamics 365:
dem q.address Plugin bei Dynamics 365 CRM,
der q.address Extension bei Dynamics 365 BC/NAV.

Wird im CRM bzw. in BC/NAV eine q.address Funktionalität aufgerufen, wird die entsprechende Anforderung über das Interface (Plugin, Extension) an den Server weitergeleitet.

Beispiel Adressvalidierung (auch AutoComplete, AutoSuggest, AutoCorrect)

Zur Unterstützung der Adresseingabe in Formularen werden die einzelnen Zeicheneingaben an den Server übermittelt, der die Eingaben auswertet und passende Orts- oder Straßennamen vorschlägt oder Korrekturen vornimmt.

Beispiel Dublettensuche

Jede Adresse, die im CRM neu angelegt, geändert oder gelöscht wird, wird an den Server übermittelt, der sie im q.address-Index für eine schnelle und fehlertolerante Suche speichert bzw. aktualisiert. Der Index bildet somit jederzeit den aktuellen Stand der CRM-Datenbank ab.

Werden Adressen gesucht (etwa für eine Adress- oder Dublettensuche), wird die entsprechende Suchanfrage an den Server weitergeleitet, der dann im q.address Index nach der Adresse bzw. Dublette sucht.

q.address auf Microsoft AppSource! Bequemer geht es nicht:

Das Add-on für Dynamics 365 CRM installiert sich aus AppSource heraus mit einem einzigen Klick. Das ist gerade dann besonders vorteilhaft, wenn Sie das q.address Add-on erst einmal kennen lernen und auf Ihrem Test- oder Entwicklungssystem ausprobieren wollen. Es ist schnell und mit wenig Mühe installiert, und Sie können es sofort mit Ihren eigenen Daten testen.

Der Veröffentlichung in AppSource ging ein umfangreicher Zertifizierungsprozess durch Microsoft voraus, um die Qualität und Übereinstimmung mit den Richtlinien für Dynamics 365 sicherzustellen. Für Sie bedeutet das Gewissheit, dass Sie mit q.address eine Software einsetzen, die „state of the art“ ist und den von Microsoft gesetzten Standards und Best Practices entspricht.

Anwendungsbeispiele (Screenshows & Videos)

Video: „q.address Add-on für Dynamics 365“

Erfassung und Änderung von Adressen

Fehlertolerante Adress-Suche

Synchronisierung des Offline-Clients

Grundansicht

Synchronisierung des Offline-Clients

Solange ein Client offline ist, steht q.address für Prüfungen nicht zur Verfügung. Die Prüfungen und Indizierungen müssen nachgeholt werden, wenn der Client wieder online geht und die Synchronisierung durchgeführt wurde.

q.address merkt sich, welche Adressen bereits überprüft wurden. Die vom Offline-Client bei der Synchronisierung neu übernommenen Adressen sollten zeitnah überprüft werden um sicherzustellen, dass sie korrekt sind. Außerdem können nur Adressen, die von q.address überprüft und indiziert wurden, als Dublettenkandidat erkannt werden. Auch die fehlertolerante Suche findet die Adressen erst nach der Überprüfung und der damit verbundenen Indizierung.

Die Überprüfung dieser Adressen wird über die Menüfunktion q.address | Batchverarbeitung manuell angestoßen:

Hier geht es zurück zum Überblick über q.address für Microsoft Dynamics CRM.

Grundansicht Microsoft Dynamics CRM mit q.address

Die Integration von q.address in Microsoft Dynamics CRM zeigt sich in der Grundansicht durch ein Menü q.address sowie zusätzlich durch ein Symbol für die q.address Suchfunktion in der Navigatonsleiste:

Die fehlertolerante Suche und weitere Informationen zum verwendeten q.address Add-on werden nach einem Klick auf den Button q.address ebenfalls in der Navigationsleiste sichtbar:

Hier geht es zurück zum Überblick über q.address für Microsoft Dynamics CRM.

Fehlertolerante Adresssuche

Im Alltag entsteht bei der Suche nach einer bestehenden Adresse häufig das Problem, dass

eine Adresse nicht vollständig bekannt ist, oder dass
die Adresse zwar bekannt ist, sie aber trotzdem nicht ohne weiteres gefunden wird, weil sie in der Datenbank anders (oder falsch) abgelegt ist.

q.address unterstützt Sie bei der fehlertoleranten Adresssuche

„Meier“ findet „Mayr“
„ACS Informatik“ findet „ASC Informatik GmbH“ (Name mit Schreibfehler gespeichert!)
„GfK“ findet die „Gesellschaft für Konsumforschung“
Bauer” findet „Hans Bauer Druck GbR“ (Vorname war bei Sucheingabe nicht präsent, die Firma wurde jedoch – richtig – mit dem Vornamen des Inhabers gespeichert.)

Der Dialog wird über die Menüfunktion q.address | ProfiSuche oder über das Symbol in der Navigationsleiste aufgerufen. Die Suche erfolgt fehlertolerant und unterstützt auch Wildcards (*), sie kann in allen oder ausgewählten Objekten (Firmen, Kontakte oder Leads) erfolgen:

Hier geht es zurück zum Überblick über q.address für Microsoft Dynamics CRM.

*) Die Verschmelzung von q.address mit dem hier gezeigten Dialog ist nicht zu verwechseln mit der neuen Verschmelzungsfunktion von Microsoft Dynamics CRM 3.0 für zwei bereits vorhandene Adressen.

Erfassung und Änderung von Adressen

Jedes Mal, wenn Sie eine neue oder geänderte Adresse speichern, prüft q.address automatisch im Hintergrund, ob auch alles richtig gemacht wurde. Geprüft werden:

Anschriftenprüfung:
- Stimmen PLZ, Ort und Straße, ggf. auch die Hausnummer oder Postfachnummer?
- Sind der Straßenname, die PLZ und der Ortsname noch aktuell? Gerade Straßennamen ändern sich besonders häufig.
Namensprüfung:
- Stimmt die Anrede (Herr/Frau)?
- Stimmen Vor- und Nachname oder sind sie ggf. vertauscht oder stehen beide in einem Feld?
- Wurden Titel und Adelsprädikate richtig gehandhabt?
Dublettenprüfung:
- Gibt es die Adresse bereits?
- Vielleicht ist zwar der Ansprechpartner neu, aber die Firma bereits vorhanden?

Neben neuen müssen auch geänderte Adressen geprüft werden, denn auch bei Anschriften- oder Namensänderungen könnten sich sonst Fehler einschleichen. Auch könnte sich erst jetzt herausstellen, dass diese geänderte Adresse bereits vorliegt (vor den Änderungen wurde keine Dublette gefunden, danach kann die Dublettenadresse aufgespürt werden). Keine Prüfung wird vorgenommen, wenn kein für die Prüfungen relevantes Feld verändert wurde. Im folgenden sehen Sie anhand von Screenshots, wie die Arbeit mit q.address für Microsoft Dynamics CRM funktioniert. Weiterhin finden Sie Details zur Anschriften- und Namensprüfung hier und zur Dublettenprüfung hier.

Erfassung von Firmen

Beim Speichern einer neuen oder geänderten Adresse werden die q.address-Prüfungen durchgeführt. In der Regel erfolgt das im Hintergrund, ohne dass der Anwender davon etwas bemerkt:

Nur bei Fehlern werden zusätzliche Dialoge gezeigt. Im vorliegenden Fall zeigen die beiden roten Ausrufezeichen in den Reitern „Adresse“ und „Dubletten suche“ Fehler in der Anschrift und eine Dublette an. Da die Fehler zu zahlreich sind (PLZ, Straßenname und Straßentyp), berichtigt q.address nicht automatisch. Vielmehr werden dem Anwender (unter „Suchergebnisse“) Korrekturvorschläge angeboten, die dieser durch einfachen Klick bestätigen kann. (Natürlich entscheiden Sie selbst, wie groß die Fehlertoleranz sein soll, bis zu der q.address automatisch korrigiert.) Sehen Sie selbst:

Nach Bestätigung der richtigen Anschrift wird die zweite Registerkarte (Dubletten) geöffnet, das rote Ausrufezeichen auf dem Reiter „Adresse“ wird durch ein grünes Häkchen ersetzt. Zu der Adresse mit der korrigierten Anschrift sind bereits ähnliche Adressen vorhanden. q.address zeigt diese Dublettenkandidaten an. Hier wird der vierte Kandidat ausgewählt:

Damit Ihre Eingaben nicht vergeblich waren, bietet Ihnen q.address im Falle einer Dublette an, die Informationen aus dem neuen Satz mit denen der bereits vorhandenen Adresse durch wenige Klicks zusammenzuführen (Verschmelzung*). Nach Bestätigung werden diese Daten in die bereits vorhandene Adresse übernommen.

Erfassung von Kontakten

Im folgenden wird die Erfassung einer neuen Kontaktperson gezeigt. Die Anschrift enthält zwar auch in diesem Beispiel Fehler (Straßenname und Straßentyp), die aber automatisch berichtigt werden können. Der Prüfdialog (vgl. oben) wird deswegen nicht angezeigt:

Die Änderung wird sofort bestätigt. Wenn Sie erneut prüfen wollen, z. B. weil Ihnen die Adresse veraltet vorkommt, so können Sie dazu einfach auf q.address klicken:

Hier geht es zurück zum Überblick über q.address für Microsoft Dynamics CRM.

*) Die Verschmelzung von q.address mit dem hier gezeigten Dialog ist nicht zu verwechseln mit der neuen Verschmelzungsfunktion von Microsoft Dynamics CRM 3.0 für zwei bereits vorhandene Adressen.