Suche in Dynamics 365 CRM oder BC

Die Suche gehört zu den zentralen Funktionen des q.address Add-ons. Sie kommt immer dann zum Einsatz, wenn gezielt nach Adressen gesucht wird oder wenn Dubletten bei der Adresserfassung vermieden werden sollen.

Leistungsstark und fehlertolerant

q.Suche (Smart) Maier Berlin
„Smart Search“ mit einem einzigem Suchfeld für die Freitextsuche.
q.Suche (Detail) Maier Berlin
Dieselbe Suchanfrage in der „Erweiterten Suche“ („Advanced Search“): Da hier die Suchbegriffe „Maier“ und „Berlin“ jeweils in separaten Feldern für die Firma und den Ort gesucht werden, verringert sich die Ergebnismenge. Gleichzeitig erlaubt die Tatsache, dass etwa der Name „Meier“ nur noch im Firmenfeld gesucht wird, eine

Die q.address Suche ist das Ergebnis jahrelanger Entwicklung und bietet eine her-ausragende Kombination aus Fehlertoleranz und Präzision. Trotz hoher Toleranz gegenüber Fehlern oder abweichenden Schreibweisen bleiben die Treffer stets auf relevante Ergebnisse beschränkt.

Ein besonderes Highlight dabei ist auch die intelligente Akronymensuche:

  • So führt die Eingabe „BMW“ nicht nur zu „Bayerische Motoren Werke“, sondern auch zu Varianten wie „Bayerische Motorenwerke“ – selbst wenn Begriffe wie hier „Werke“ in einem Namensteil verborgen sind.
  • Umgekehrt wird auch zu „Bayerische Motorenwerke“ das Akronym „BMW“ korrekt erkannt.
q.Suche (Smart) BMW
Die Akronymensuche findet auch die „Bayerischen Motorenwerke“, obwohl der Begriff „Werk“ für das „W“ in einem Namensteil verborgen ist.
q.Suche (Smart) Bayer Motorenwerke 366
Umgekehrt finden die Suche mit „Bayerische Motorenwerke“ auch das Akronym „BMW“.

Auch für die Dublettensuche relevant!

Diese besondere Suchtoleranz von q.address erleichtert nicht nur die Suche gerade in Businessbeständen erheblich, sondern verbessert auch die Dublettenerkennung, die die dieselben Funktionen nutzt.

Drei Wege zur Adresse, die Sie suchen

q.address bietet innovative Suchfunktionen, die sowohl die Benutzerfreundlichkeit als auch die Effizienz maximieren:

  • Smart Search: Eine intuitive Freitextsuche, bei der die Suchangabe in ein einziges Feld eingetragen wird – ganz einfach und schnell, wie man es von modernen Suchmaschinen kennt.
  • Erweiterte Suche: Eine strukturierte Suche mit separaten Feldern für Name, PLZ, Ort, Straße etc. Diese präzise Aufteilung ermöglicht eine noch differenziertere und gezieltere Suche.
  • Global Search: Eine fehlertolerante Suche, die über mehrere Systeme hinweg funktioniert – etwa in CRM-, ERP- oder Vertriebsanwendungen – und somit die Datenabfrage aus verschiedenen Quellen zusammenführt.

Sie können die Suchregeln frei konfigurieren und beliebige Felder, auch Custom-Felder, in die Suche aufnehmen. Mehr dazu siehe den folgenden Abschnitt Dublettensuche.

Grundansicht Microsoft Dynamics BC mit q.address

Die Integration von q.address in Microsoft Dynamics Business Central (BC / NAV) finden Sie in der Grundansicht unter dem Menüpunkt q.address in der Navigationsleiste:

Die fehlertolerante Suche und weitere Informationen zum verwendeten q.address Add-on werden nach einem Klick auf den Button q.address ebenfalls in der Navigationsleiste sichtbar:

Fehlertolerante Suche

Im Alltag entsteht bei der Suche nach einer bestehenden Adresse häufig das Problem, dass

  • eine Adresse nicht vollständig bekannt ist, oder dass
  • die Adresse zwar bekannt ist, sie aber trotzdem nicht ohne weiteres gefunden wird, weil sie in der Datenbank anders (oder falsch) abgelegt ist.

q.address unterstützt Sie bei der fehlertoleranten Adresssuche:

  • „Meier“ findet „Mayr“
  • „ACS Informatik“ findet „ASC Informatik GmbH“ (Name mit Schreibfehler gespeichert!)
  • „GfK“ findet die „Gesellschaft für Konsumforschung“
  • „Bauer” findet „Hans Bauer Druck GbR“ (Vorname fehlt in Sucheingabe, die Firma wurde jedoch – richtig – mit dem Vornamen des Inhabers gespeichert.)

Der Dialog wird über die Menüfunktion q.address | Suche aufgerufen. Die Suche erfolgt fehlertolerant und unterstützt dabei auch Wildcards (*):

  • Smart Search: Ein Suchfeld, in dass Sie die Suchbegriffe in beliebiger Reihenfolge eintragen (z.B. „Meyer“ oder „Meyer Berlin“)
  • Detailsuche: Abfragedialog mit Eingabefeldern für jedes Datenfeld

Erfassung und Änderung von Adressen

Jedes Mal, wenn Sie eine neue oder geänderte Adresse speichern, prüft q.address automatisch im Hintergrund, ob auch alles richtig gemacht wurde. Geprüft werden:

  • Anschriftenprüfung:
    • Stimmen PLZ, Ort und Straße, ggf. auch die Hausnummer oder Postfachnummer?
    • Sind der Straßenname, die PLZ und der Ortsname noch aktuell? Gerade Straßennamen ändern sich besonders häufig.
  • Namensprüfung:
    • Stimmt die Anrede (Herr/Frau)?
    • Stimmen Vor- und Nachname oder sind sie ggf. vertauscht oder stehen beide in einem Feld?
    • Wurden Titel und Adelsprädikate richtig gehandhabt?
  • Dublettenprüfung:
    • Gibt es die Adresse bereits?
    • Vielleicht ist zwar der Ansprechpartner neu, aber die Firma bereits vorhanden?

Neben neuen müssen auch geänderte Adressen geprüft werden, denn auch bei Anschriften- oder Namensänderungen könnten sich sonst Fehler einschleichen. Auch könnte sich erst nach einer Änderung herausstellen, dass die Adresse bereits vorliegt (wenn etwa Herr Maier von Hamburg nach München umgezogen ist und sich nach der Berichtigung der Hamburger Adresse herausstellt, dass Herr Maier bereits unter seiner Münchener Anschrift angelegt wurde). Keine Prüfung wird vorgenommen, wenn kein für die Prüfungen relevantes Feld verändert wurde.

Es folgen Screenshots, die Ihnen zeigen, wie die Arbeit mit q.address für Microsoft Dynamics BC/NAV funktioniert. Weiterhin finden Sie Details zur Anschriften- und Namensprüfung hier und zur Dublettenprüfung hier.

Erfassung von Firmen

Beim Speichern einer neuen oder geänderten Adresse wird q.address aktiv und führt seine Prüfungen durch. In der Regel erfolgt das im Hintergrund, ohne dass der Anwender davon etwas bemerkt:

Nur bei gravierenden Fehlern werden zusätzliche Dialoge gezeigt. Im vorliegenden Fall sind die Fehler so zahlreich (PLZ, Straßenname und Straßentyp), dass q.address sie nicht mehr automatisch berichtigt. Dem Anwender werden (unter „Suchergebnisse“) Korrekturvorschläge angeboten, die dieser durch einfachen Klick bestätigen kann. (Natürlich entscheiden Sie selbst, wie groß die Fehlertoleranz sein soll, bis zu der q.address automatisch korrigiert.) Sehen Sie selbst:

Nach Bestätigung der richtigen Anschrift wird die zweite Registerkarte (Dubletten) geöffnet. Zu der Adresse mit der korrigierten Anschrift sind bereits ähnliche Adressen vorhanden. q.address zeigt diese Dublettenkandidaten an. Hier wird der erste Kandidat ausgewählt:

Erfassung von Kontakten

Im Folgenden wird die Erfassung einer neuen Kontaktperson gezeigt. Die Anschrift enthält zwar auch in diesem Beispiel einen Fehler (Ofenbachstraße), der aber automatisch berichtigt werden kann.

Die Änderung wird sofort bestätigt. Der Prüfdialog (vgl. oben) wird deswegen nicht angezeigt und es wird direkt die zweite Registerkarte (Dubletten) geöffnet:

QADDRESS-LOGO-blue